De publicatie die we vanuit het BouwRegieNetwerk hebben geplaatst waarin we oproepen om de bouw tijdens corona in beweging te houden levert veel reacties op. Hoe gaan we verder in deze onzekere tijden? Het BouwRegieNetwerk interviewde een van onze directeuren, Florian Boxma, over hoe wij er voor zorgen dat onze projecten op een goede manier verder kunnen. Hij vertelt dat juist in deze tijd intensiever samenwerken essentieel is. De samenwerking creëert een vertrouwen van dat we met elkaar voor het project aan de lat blijven staan. De focus ligt dus absoluut op het organiseren van de voortgang maar wel op een verantwoorde, gecontroleerde manier en met de verantwoordelijkheden op de juiste plek. De transparantie van het proces en de duidelijkheid rondom de uitvoeringsstappen, geeft in deze bijzondere tijden rust en vertrouwen.
DOOR: REDACTIE BOUWREGIENETWERK
Nieuwe normaal’ door corona? ‘Intensiever samenwerken’ bij projectuitvoering!
Geen gelatenheid maar adaptiviteit organiseren voor grip op veiligheid, kosten en voortgang
We hebben een intensieve corona periode van enkele weken achter de rug waarbij we als opdrachtgevers en opdrachtnemers met veel kunst en vliegwerk de nodige projecten doorgang hebben kunnen laten vinden. Echter, als de 1,5 meter economie ‘het nieuwe normaal’ gaat worden, moeten we ook op zoek naar ‘een nieuw normaal’ rond de uitvoering van die projecten. We gingen op bezoek bij Florian Boxma, directeur van advies en projectmanagementbureau Building for Tomorrow. Building for Tomorrow vertegenwoordigt in veel complexe projecten de opdrachtgever en we vroegen Florian hoe zij hier mee omgaan.
“De effecten van de maatregelen van Corona zijn verschillend, bij een omvangrijk, complex binnenstedelijk project in Amsterdam waar wij op dit moment aan werken heeft corona veel impact op het werk. De uitvoerende partijen werden al snel geconfronteerd met uitval door ziekte en door werknemers uit het buitenland die teruggingen naar hun families en ook niet gelijk terug zijn vanwege de aanvullende weken quarantaine. Ook materialen kwamen niet tijdig door op de momenten als bedoeld, etc. De vraag is dus hoe je -na inderdaad die eerste fase waarin dit de opdrachtnemer (uitvoerende partijen) toch allemaal feitelijk overkomt– met elkaar terug in een normale modus komt. In dit geval eigenlijk dus een ‘normale corona modus’ want de kans is groot dat dit onze tijdelijke nieuwe realiteit wordt. Hoe ga je hier als opdrachtgever mee om? En hoe zorg je ervoor dat je met elkaar de juiste stappen zet om toch door te gaan en de dip in de productie kan beperken en onnodige kosten en vertraging in de hand weet te houden? En -nog belangrijker- hoe zorg je ervoor dat het werk veilig wordt uitgevoerd?
“De stappen die wij in dit project de afgelopen periode, met de opdrachtgever en aannemer, hebben gezet hebben als effect dat ze nu weer volledig kunnen draaien. Hierin is ‘adaptiviteit’ het kernwoord.”
Organiseer dat je flexibel kunt inspelen op de gebeurtenissen. Nu mag deze flexibiliteit niet uitmonden in onvoorspelbaarheid of anderszins onduidelijkheid. Wij hebben daarom een helder proces bedacht om dit te borgen. Ik zal beknopt uiteenzetten hoe wij die balans maken tussen: samen veilig doorwerken, inspanningsverplichtingen, risico’s en belangen, juridische kaders en financiën.
In al onze projecten in de uitvoering organiseren we nu een wekelijk overleg met opdrachtgever en opdrachtnemers. Samen met de opdrachtnemer kijken we naar de operationele risico’s als gevolg van corona: zijn de mensen en de materialen op tijd, kunnen ze uit de voeten met die 1,5 meter, zijn de veiligheidsmaatregelen getroffen etc.? We maken ook samen dezelfde inventarisatie met betrekking tot de bezetting. Als derde punt kijken we naar wat ik zou noemen de ‘normale afwijkingen’; ook zonder corona heeft elk project namelijk te maken met onverwachte tegen-, meevallers en andere ‘onvoorziene dingen’. Al die factoren legt de opdrachtnemer vast in een document in relatie tot de uitvoeringsplanning zodat we met elkaar helder weten wat de stand van zaken is en hoe we op basis daarvan gaan prioriteren. Dat is geen grote papierwinkel want dit behelst slechts 1 of 2 A4-tjes. Het is belangrijk dat het document wordt opgemaakt door de opdrachtnemer; zij zijn immers eindverantwoordelijk. Verder kijken we vooruit en nemen we de effecten mee van de beslissingen van de vorige week. Hebben de maatregelen en acties gewerkt zoals we hadden bedacht? Wat houden we vast en wat laten we los?
“We weten vanzelfsprekend niet wat de coronacrisis verder nog in petto heeft en we kunnen onmogelijk meteen alle effecten overzien van wat we vandaag rondom zo’n adaptieve uitvoeringsplanning besluiten.”
Als er echter later onverhoopt sprake gaat zijn van vastlopers of ander ‘gedoe’, kunnen we in ieder geval wél goed teruggrijpen op die documenten. Daarmee hebben we dan duidelijkheid waarom we ‘toen’ de beslissing hebben genomen die is genomen. Het expliciet maken van het overleg, het helder afwegen van risico’s en belangen en het opschrijven van de beslissingen daaromtrent is dus belangrijk omdat die feitelijke vastlegging later gedoe gaat voorkomen, ook zeker op het juridische vlak.
De samenwerking creëert een vertrouwen van dat we met elkaar voor het project aan de lat blijven staan. De focus ligt dus absoluut op het organiseren van de voortgang maar wel op een verantwoorde, gecontroleerde manier en met de verantwoordelijkheden op de juiste plek. De transparantie van het proces en de duidelijkheid rondom de uitvoeringsstappen, geeft in deze bijzondere tijden rust en vertrouwen. We hebben hiermee een modus gecreëerd waarin de vraag over de vertraging en/of oplopende kosten als gevolg van corona nu geen belemmerende factor is in de voortgang van het project. Je hebt elkaar als opdrachtgever en opdrachtnemer echt nodig in een goede samenwerking, zeker in deze bijzondere tijden, blijkt dan zeer essentieel. Houd de bouw veilig in beweging, niet met gelatenheid maar door adaptiviteit te organiseren voor grip op veiligheid, kosten en voortgang.
“Houd de bouw veilig in beweging”
In de praktijk komt dit neer op een aantal zaken:
– Wekelijks overleg met opdrachtgever en opnemer
– Compact kernteam, besluitvaardig, flexibel handelen, korte tijd
– Blik vooruit, beheers risico’s
– Transparante afwegingen veiligheid, risico’s en bezetting
– Belangen en de contractuitgangspunten expliciet
– Evaluatie maatregelen/beslissingen vorige week meenemen
– Penvoering: bouwcombinatie
– Resultaat: actuele corona-proof uitvoeringsplanning voor huidige week
– Creëer een werkmodus tussen opdrachtgever en opdrachtnemer waarin de vraag, van vertraging of extra kosten als gevolg van corona, geen belemmering vormt voor de voortgang van het project.
Vragen? stel ze direct aan Florian via e-mail florian.boxma@buildingfortomorrow.nl of telefonisch 06 53530130
Voor de volledige tekst en meer interviews: https://www.bouwregienetwerk.nl
